Boleto que vence e ninguém viu. Cliente que atrasou três semanas e ninguém percebeu. Fornecedor pago duas vezes. Quase todo problema de caixa começa no mesmo lugar: contas a pagar e a receber sem controle.
- Contas a pagar são as obrigações da empresa: fornecedores, folha, aluguel, impostos, parcelas.
- Contas a receber são os valores que clientes ainda devem pagar à empresa.
- O controle certo registra tudo com data de vencimento, programa os pagamentos e confere o que foi pago e recebido.
- A rotina semanal leva pouco tempo e evita juros, pagamentos duplicados e surpresas no caixa.
O que são contas a pagar e a receber?
Contas a pagar
- Fornecedores e compras
- Folha e pró-labore
- Aluguel, água, luz, internet
- Impostos e parcelas de empréstimo
Contas a receber
- Vendas a prazo e boletos emitidos
- Parcelas de cartão a cair
- Contratos mensais de clientes
- Valores em atraso
Juntos, os dois formam a base do fluxo de caixa projetado. Se um deles está incompleto, a projeção mente.
Como fazer o controle de contas a pagar e receber
Não importa se é planilha ou sistema. O que funciona é a disciplina de quatro passos:
- Registre tudo assim que nascerChegou o boleto, lançou. Fez uma venda a prazo, lançou. Com valor, vencimento, categoria e quem é o fornecedor ou cliente.
- Programe os pagamentos da semanaSepare o que vence nos próximos sete dias e confira se o saldo cobre. Se não cobre, você ainda tem tempo de decidir o que priorizar.
- Dê baixa conferindo o extratoPagou ou recebeu, marque como liquidado, mas só depois de ver no extrato. Isso é a conciliação bancária.
- Acompanhe o que atrasouListe os clientes em atraso toda semana. Quanto antes o contato, maior a chance de receber.
Dica que evita dor de cabeça: defina um ou dois dias fixos na semana para pagar contas. Pagar “conforme aparece” é o caminho mais curto para esquecer algo ou pagar duas vezes.
Os erros que mais custam caro
- Guardar boletos no e-mail ou no WhatsApp, sem lançar em lugar nenhum.
- Dar baixa na conta antes de confirmar o pagamento no extrato.
- Misturar contas pessoais com as da empresa no mesmo controle.
- Não registrar as vendas no cartão como contas a receber, parcela por parcela.
- Descobrir que o cliente atrasou só quando o caixa aperta.
O que faz um profissional de contas a pagar e receber?
Em empresas maiores, existe alguém dedicado a isso. Ele registra os documentos, programa pagamentos para aprovação, confere baixas com o extrato e acompanha a inadimplência. Em empresas pequenas e médias, essa função costuma ficar com o dono ou ser terceirizada.
No modelo de BPO financeiro da New Controll, a equipe organiza e confere toda essa rotina, e você continua aprovando e fazendo os pagamentos. Ninguém acessa a sua conta bancária, e o contato com clientes em atraso continua sendo seu: a equipe mostra quem atrasou, você decide como cobrar.
Quais são os 4 pilares da gestão financeira?
Contas a pagar e a receber são o primeiro deles. Os outros três dependem dele: fluxo de caixa, conciliação bancária e relatórios gerenciais, como o DRE. Sem o primeiro bem feito, os outros três trabalham com números errados.
Prazos de pagamento e recebimento também definem quanto capital de giro a sua empresa precisa.
Ferramentas gratuitas para este tema
Dúvidas frequentes
Planilha serve para controlar contas a pagar e receber?
Serve, desde que seja atualizada toda semana e conferida com o extrato. O problema não é a ferramenta, é a falta de rotina.
Vocês fazem a cobrança dos meus clientes?
Não. A New Controll aponta quem está em atraso e quanto, para você agir. O contato com o cliente continua sendo seu.
Vocês pagam as minhas contas?
Não. A equipe organiza e programa, e você aprova e paga. Ninguém da equipe tem senha ou token do seu banco.
Cansado de descobrir boleto vencido?
A New Controll organiza as suas contas a pagar e a receber toda semana, com conferência pelo extrato. Veja como funciona o controle de fluxo de caixa.
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