Muita empresa compra um ERP achando que o financeiro vai se organizar sozinho. Seis meses depois, o sistema está lá, pago todo mês, com metade dos lançamentos sem categoria e um saldo que não bate com o banco. O problema raramente é o sistema. É que sistema não trabalha sem alguém alimentando e conferindo.
- ERP financeiro é um sistema de gestão que registra contas a pagar, a receber, fluxo de caixa e relatórios.
- Ele é ferramenta. Precisa de alguém que lance, categorize, concilie e interprete.
- BPO financeiro é a equipe que faz essa rotina, com ou sem ERP.
- Para escolher um ERP, pense em integração com seus bancos, facilidade de uso e relatórios, não em quantidade de funções.
O que é ERP no financeiro?
ERP vem de Enterprise Resource Planning, ou planejamento dos recursos da empresa. É o software que reúne em um só lugar informações de vendas, estoque, compras e, claro, financeiro.
No módulo financeiro, o ERP costuma oferecer cadastro de contas a pagar e a receber, importação do extrato, emissão de boletos, fluxo de caixa e relatórios como o DRE gerencial. Em resumo: ele organiza a informação. Mas só a informação que entra nele.
ERP ou BPO financeiro: qual você precisa?
Essa comparação é mais comum do que parece, e a resposta curta é: são coisas diferentes. Um é ferramenta, o outro é gente cuidando da rotina.
Só o ERP
- Organiza o que for lançado
- Depende de alguém da empresa alimentar
- Gera relatório, mas não explica
- Não avisa que a conta esqueceu de ser lançada
ERP + BPO financeiro
- Lançamentos feitos e categorizados
- Extrato conciliado toda semana
- Relatório lido com você em reunião
- Pendências sinalizadas antes do vencimento
Se a empresa já tem um ERP, o BPO financeiro trabalha dentro dele. Se não tem, a rotina pode começar com o que você já usa e o sistema fica para quando fizer sentido. Não é preciso comprar software para organizar o financeiro.
Como escolher um ERP financeiro
“Qual o melhor ERP financeiro?” é uma pergunta que não tem resposta única. O melhor é o que a sua equipe vai usar de verdade. Antes de olhar marcas, avalie quatro critérios:
Importa o extrato dos seus bancos?
Sem importação, alguém digita tudo à mão. Confira se os bancos e maquininhas que você usa funcionam com o sistema.
É fácil para quem vai usar?
Um sistema poderoso que ninguém entende vira planilha de novo em três meses.
Gera os relatórios que você precisa?
Fluxo de caixa projetado e DRE por categoria são o mínimo para decidir.
Qual o custo total?
Some mensalidade, implantação, usuários extras e módulos. O preço da vitrine raramente é o final.
Atenção: trocar de ERP no meio do ano dá trabalho. Antes de migrar, organize as categorias e concilie os saldos. Sistema novo com dado velho bagunçado continua bagunçado.
5 sinais de que o problema não é o sistema
- O saldo do ERP não bate com o saldo do banco.
- Há dezenas de lançamentos “a classificar” ou em “outros”.
- Ninguém olha os relatórios que o sistema gera.
- Contas pagas continuam aparecendo como em aberto.
- Você já trocou de sistema uma vez e nada mudou.
Se você se reconheceu em dois ou mais, o que falta é rotina: conciliação bancária, controle de contas a pagar e receber e alguém que acompanhe o fluxo de caixa.
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Dúvidas frequentes
Preciso de um ERP para contratar um BPO financeiro?
Não. A rotina pode ser montada com o que você já usa. Se você já tem um ERP, a equipe trabalha nele.
ERP financeiro substitui o contador?
Não. O ERP organiza informação gerencial. Impostos e obrigações continuam com a contabilidade.
Planilha ou ERP: por onde começar?
Para empresas pequenas, uma planilha bem feita e conferida toda semana resolve por bastante tempo. O ERP passa a valer a pena quando o volume de lançamentos cresce ou quando várias pessoas precisam acessar a informação.
Tem sistema, mas o financeiro continua confuso?
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